KI statt neuer Stellen? Was Fachämter dafür von zentralen Organisationseinheiten brauchen

Wer im Fachamt zusätzliche Stellen begründet, hört immer öfter eine Gegenfrage. Warum nicht mit künstlicher Intelligenz? Die Frage ist berechtigt, denn in regelgebundenen Prüfaufgaben steckt echtes Entlastungspotenzial. Heben kann das Fachamt es allein aber nicht. Technik, Regeln und Personal dafür stellen zentrale Organisationseinheiten bereit. Zu klären ist deshalb zweierlei. Was wäre möglich, und was fehlt dafür?

Die Frage nach der KI ist berechtigt

In einem aktuellen Organisationsprojekt in einer kreisfreien Stadt ging es um den vorbeugenden Brandschutz. Die Feuerwehr gibt dort im Baugenehmigungsverfahren brandschutztechnische Stellungnahmen ab. Der Stellenbedarf war gerechnet und ergab einen Mehrbedarf. Aus der Verwaltungsführung kam daraufhin die Frage, warum man Stellen aufbauen solle, wenn KI diese Prüfungen übernehmen könnte.

Die Feuerwehr wird im Verfahren beteiligt, wo ihr Aufgabenbereich berührt ist. Dazu gehören Zufahrten und Aufstellflächen, die Löschwasserversorgung und der zweite Rettungsweg über Rettungsgeräte der Feuerwehr. Ein Teil davon ist ein Abgleich von Plan und Vorschrift. Abweichungen, Erleichterungen und Sonderbauten verlangen ein fachliches Urteil. Gerade beim regelgebundenen Teil, der geistigen Routinearbeit, kann KI viel Arbeit abnehmen.

Wo Kommunen heute stehen

Die Prüfaufgabe fällt in großer Zahl an. Allein in Nordrhein-Westfalen gaben Brandschutzdienststellen 2023 laut Landesstatistik 30.608 Stellungnahmen zu Bauvorhaben ab.

KI ist in vielen Rathäusern angekommen, die Regeln dafür fehlen häufig noch. Nach einer Befragung des Instituts forsa unter 1.296 Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern im Auftrag eines Softwareanbieters setzen 16 Prozent der Gemeinden KI produktiv ein, weitere 36 Prozent erproben sie. Verbindliche Richtlinien für den Einsatz haben nur 19 Prozent. Die 18 Landkreise, die sich 2025 an einer Umfrage des Niedersächsischen Landkreistags beteiligten, wiesen im Schnitt eine halbe Vollzeitstelle für KI und Prozessautomatisierung aus. Eine Dienstanweisung zur Nutzung von KI hatten fünf von ihnen.

Auch innerhalb einer Stadt ist der Stand sehr unterschiedlich. In einer Großstadt arbeitete das Bauordnungsamt 2025 bereits mit der elektronischen Akte, bei der Feuerwehr war die Einführung noch in Planung. Für die Verwaltung insgesamt nannte die Stadt fehlendes Personal in den Fachämtern und fehlende Schnittstellen der Fachverfahren als Hürden.

Belastbare Zahlen zur Wirkung gibt es in Deutschland bisher keine. Die Bundesregierung erklärte im Juli 2026, ihr lägen aus bundesgeförderten Vorhaben und Pilotprojekten keine Erkenntnisse zur Auswirkung automatisierter Prüfungen im Baugenehmigungsprozess vor. Das Potenzial für das eigene Fachamt lässt sich deshalb nur vor Ort abschätzen, Tätigkeit für Tätigkeit.

Was vorher stimmen muss

Damit KI im Fachamt Zeit spart, muss vorher einiges stimmen. Der elektronische Bauantrag ist in vielen Ländern inzwischen Standard. In Thüringen wurden digital eingehende Bauanträge nach Angaben des Digitalministeriums aus dem Jahr 2025 trotzdem ausgedruckt und von Hand geprüft. Auch ein eingescannter Plan im PDF hilft einer automatischen Regelprüfung wenig. Sie braucht strukturierte Daten.

Die wichtigsten Voraussetzungen sind diese.

• Prozess. Das Fachamt hat seinen Prüfablauf beschrieben und vereinheitlicht. Erst danach lohnt sich Automatisierung.
• Vorgangsbearbeitung. Der Vorgang läuft vollständig in einer elektronischen Akte oder einem Fachverfahren.
• Strukturierter Eingang. Antragsdaten kommen als Formulardaten oder als digitales Gebäudemodell.
• Freigegebene Anwendung. Die Verwaltung stellt eine Anwendung mit künstlicher Intelligenz bereit, deren Daten unter eigener Kontrolle in Deutschland liegen.
• Klare Regeln. Eine Dienstanweisung legt fest, wofür KI genutzt werden darf und wer Ergebnisse prüft. Vollautomatisierte Bescheide lässt das Verwaltungsverfahrensrecht nur zu, wenn eine Rechtsvorschrift sie erlaubt und weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum besteht. In allen anderen Fällen bereitet KI vor, und ein Mensch entscheidet.
• Personal für den Betrieb. Jemand pflegt die Prüfregeln, wertet Fehler aus und hält das System aktuell.

Kein Fachamt führt KI allein ein

Den eigenen Prozess kann das Fachamt selbst ordnen. Für alles andere ist es auf zentrale Organisationseinheiten angewiesen. Informationstechnik, Datenschutz, Organisation und Recht sind in der Regel dort angesiedelt, oft gemeinsam mit einem kommunalen Rechenzentrum. Das hat gute Gründe. Es bedeutet aber, dass Entlastung im Fachamt auch von Entscheidungen in anderen Ämtern abhängt.

Manche Länder stellen Werkzeuge bereits zentral bereit. Mecklenburg-Vorpommern hat im September 2026 nach eigenen Angaben einen Assistenten mit künstlicher Intelligenz im digitalen Bauantrag freigeschaltet, für alle nutzenden Bauämter in 14 Ländern. Ob er eingesetzt wird, entscheidet jede Behörde selbst.

Zudem bindet die Umstellung zunächst Personal. Prozesse müssen geordnet, Regeln gepflegt und Ergebnisse kontrolliert werden. Ein Teil dieser Arbeit fällt in den zentralen Organisationseinheiten an, ein Teil im Fachamt. In einer anderen Großstadt forderte das zuständige Referat 2025 für die Einführung der elektronischen Akte bei der Feuerwehr ein eigenes Projektteam von drei bis vier Beschäftigten. Der Stadtrat verwies darauf, die Ressourcen durch Umpriorisierung im eigenen Haus aufzubringen.

Die Gegenfrage, warum nicht KI, richtet sich deshalb an die ganze Verwaltung.

Wie sich das Potenzial heben lässt

Um die Entlastung tatsächlich zu erreichen, braucht es drei Schritte.

• Potenzial je Tätigkeit beziffern. Grundlage ist eine Liste der Tätigkeiten mit Fallzahl und Bearbeitungszeit. Für die Tätigkeiten mit dem größten Aufwand wird geprüft, welche Teilschritte KI übernehmen oder unterstützen kann und welche beim Menschen bleiben.
• Voraussetzungen prüfen. Die zentralen Organisationseinheiten klären, was vorhanden ist, was geplant ist und bis wann es kommt.
• Wirkung festlegen. Liegen die Voraussetzungen vor, sinkt der Stellenbedarf. Fehlen sie, wird festgehalten, welcher Stellenanteil unter welcher Voraussetzung ab wann entbehrlich würde.

So bekommt das Fachamt die Stellen, die es heute braucht. Die Verwaltungsführung erhält einen Termin, ab dem sich das ändern kann, und hat zwei Wege. Sie schafft die Voraussetzungen, zum Beispiel in einem Pilotprojekt von Fachamt und zentralen Organisationseinheiten. Oder sie stellt sie zurück, und dann ist nachvollziehbar, warum der Stellenbedarf bleibt.

antwortING begleitet Kommunen dabei mit Organisationsuntersuchungen, in denen diese drei Schritte fester Bestandteil sind. Der Tätigkeitskatalog liefert Fallzahlen und Bearbeitungszeiten. Die Abfrage bei den zentralen Organisationseinheiten zeigt den Stand der Voraussetzungen. Das Gutachten weist aus, welcher Stellenbedarf sich mit KI senken ließe und welcher bis dahin bestehen bleibt.

Ein Prinzip für die ganze Verwaltung

Der vorbeugende Brandschutz ist nur ein Beispiel. In der Bußgeldstelle, bei Gewerbeangelegenheiten oder in der Verwaltung der Feuerwehr stoßen dezentrale Ämter an dieselben Grenzen. Für Personalämter und Organisationsämter liegt darin eine Chance. Wer die Voraussetzungen einmal zentral klärt, öffnet das Potenzial für viele Ämter zugleich.

Woran Sie erkennen, ob Ihre Verwaltung bereit für KI ist

• Prozess. Ist der Ablauf im Fachamt beschrieben und vereinheitlicht?
• Vorgang. Läuft die Bearbeitung vollständig in einer elektronischen Akte oder einem Fachverfahren?
• Eingang. Kommen Anträge und Unterlagen als strukturierte Daten an?
• Werkzeug. Gibt es eine freigegebene Anwendung mit künstlicher Intelligenz, deren Daten in Deutschland liegen?
• Regeln. Legt eine Dienstanweisung fest, wofür KI genutzt werden darf und wer prüft?
• Zuständigkeit. Ist benannt, wer Prüfregeln pflegt und Ergebnisse kontrolliert?
• Fahrplan. Gibt es einen Digitalisierungsfahrplan mit Zieljahren, den Fachamt und zentrale Organisationseinheiten gemeinsam vereinbart haben?

Wer alle Fragen bejaht, kann die Entlastung belastbar beziffern und in die Stellenbemessung übernehmen. Wer mehrere verneint, sollte zuerst die Voraussetzungen schaffen und erst danach mit Einsparungen durch KI planen.

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