Sinkt die tarifliche Wochenarbeitszeit, ändert sich im Rettungsdienst mehr als eine Zahl im Arbeitsvertrag. Dieselbe Rettungsmittelvorhaltung ist mit weniger Stunden je Kraft abzudecken. Dieser Bericht zeigt, wie wir ein solches Projekt bearbeitet haben, von der Anforderungsermittlung bis zum abgestimmten Schichtmodell.
Zur Einordnung
Dieser Beitrag basiert auf einem Projekt für einen Leistungserbringer im Rettungsdienst eines Landkreises. Alle fachlichen Zahlen sind unverändert übernommen. Namen, Orte und Angaben, die Rückschlüsse auf den Auftraggeber zulassen, haben wir bewusst weggelassen oder verändert. Die drei Wachbereiche heißen hier schlicht A, B und C.
Zwei Stunden weniger, zugleich mehr Vorhaltung
Der Auftraggeber besetzt in drei Wachbereichen Rettungswagen (RTW) und Notfall-Krankentransportwagen (N-KTW). Die Besetzung läuft überwiegend in 24-Stunden-Schichten, ergänzt um Tagdienste. Die Schichtmodelle dafür hatten wir in früheren Projekten entwickelt. Nun änderten sich die Rahmenbedingungen an mehreren Stellen zugleich.
| Anforderung | Konsequenz für die Planung |
|---|---|
| Wochenarbeitszeit sinkt von 46 auf durchschnittlich 44 Stunden | Jede Planstelle deckt weniger Schichten ab. Alle drei Wachbereiche brauchen neu gerechnete Schemata mit angepasster Planstellenzahl |
| Das 12-Stunden-Schichtmodell eines Wachbereichs entfällt | Überführung der Dienste in das 24-Stunden-Modell |
Drei weitere Anforderungen betreffen einzelne Rettungsmittel und ihre Vorhaltezeiten. Zum Schutz des Auftraggebers zeigen wir sie hier nicht.
Dazu kamen zwei Wünsche aus dem Betrieb. Die Tagdienste der Rettungssanitäterinnen und Rettungssanitäter (RS) sollten sich besser mit den 24-Stunden-Wochen abwechseln. Und die Notfallsanitäterinnen und Notfallsanitäter (NotSan) sollten auch auf dem N-KTW zum Einsatz kommen. Das schafft der Planung Spielraum. Es macht die Dienstpläne beider Gruppen attraktiver.
Schritt 1: Anforderungen erheben, bevor gerechnet wird
Zuerst haben wir zugehört. Die Anforderungen an die künftigen Schichtmodelle ermittelten wir in Terminen vor Ort und ergänzend per Videokonferenz. Eingebunden waren Mitarbeitende, Führungskräfte und der Personalrat. Die Gespräche liefen auf vertraulicher Basis. Nur wer offen reden kann, benennt die Punkte, an denen ein Dienstplan im Alltag hakt.
Geleitet hat das Projekt ein Ingenieur, der selbst Notfallsanitäter ist. Das prägt die Gespräche. Wer Wachalltag und Schichtbelastung aus eigener Erfahrung kennt, stellt andere Fragen und versteht die Antworten schneller.
Ergänzend werteten wir die gelieferten Planungsdokumente aus und prüften die Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität. Erst als beides bestätigt war, begann die eigentliche Planung. Jede Auswertung ist nur so belastbar wie ihre Datengrundlage. Am Ende stand eine schriftlich fixierte Anforderungsliste. An ihr muss sich das fertige Schichtmodell messen lassen.
Schritt 2: Von der Jahresarbeitszeit zum Schichtbedarf
Das Fundament bilden zwei Rechenschritte:
- Jahresarbeitszeit. Aus der 44-Stunden-Woche ergibt sich die Netto-Jahresarbeitszeit je Vollzeitkraft im 24-Stunden-Dienst. In dieser Größe rechnen wir alle weiteren Schritte.
- Schichtbedarfe. Aus der Rettungsmittelvorhaltung des Rettungsdienstbedarfsplans folgt für jeden Wachbereich, wie viele Schichten welcher Art zu besetzen sind. Die beschlossenen Vorhalteänderungen sind dabei berücksichtigt.
Alle zugrunde liegenden Annahmen haben wir im Ergebnisbericht offen dokumentiert.
Warum Reserveschichten dazugehören
Urlaub, Fortbildung und Krankheit gehören zum Betrieb. Ein Schichtmodell, das nur den Regelbetrieb abbildet, zerfällt beim ersten Ausfall. Den Bedarf an Reserveschichten rechnen wir deshalb von Anfang an mit. Berechnet haben wir ihn mit einem speziell ermittelten Faktor.
Schritt 3: Rollierende Schichtmodelle je Qualifikationsgruppe
Kern der Überarbeitung sind rollierende Wochenschemata. Vier Prinzipien tragen sie:
- Getrennte Schemata je Qualifikation. NotSan und RS planen wir auf Wunsch des Kunden in eigenen Gruppen. Jede Gruppe hat ihr eigenes, durchlaufendes Muster. Es ist aber auch ein Gesamtschema denkbar.
- Schemalänge gleich Gruppengröße. Das Schema umfasst so viele Wochen, wie die Gruppe Mitarbeitende hat. Nach dem letzten Durchlauf beginnt wieder Woche 1. Jede Person durchläuft jede Woche des Musters genau einmal.
- Aushilfen bleiben außen vor. Das Grundschema trägt sich ohne sie. Sie kommen erst in der monatlichen Konkretisierung dazu. So hält der Plan auch dann, wenn keine Aushilfe verfügbar ist.
- Belastung verteilen. Tagdienste und 24-Stunden-Wochen wechseln sich gezielt ab. Der Einsatz von NotSan auf dem N-KTW schafft zusätzlichen Spielraum zwischen den Gruppen.
Das 12-Stunden-Modell eines Wachbereichs haben wir aufgelöst und vollständig in das 24-Stunden-Modell überführt. Damit gibt es ein Schema weniger zu pflegen, zu besetzen und zu steuern.
Punktlandung unter 44 Stunden
Für jeden Wachbereich haben wir den ermittelten Schichtbedarf der tatsächlichen Abdeckung gegenübergestellt. So sieht die durchschnittliche Wochenarbeitszeit nach der Überarbeitung aus:
| Wachbereich | NotSan | RS |
|---|---|---|
| A | 4 Std./Woche | 4 Std./Woche |
| B | 4 Std./Woche | 4 Std./Woche |
| C | 4 Std./Woche | 4 Std./Woche |
Alle sechs Gruppen liegen unter dem Zielwert von 44 Wochenstunden. Die Reservedienste sind darin bereits enthalten. Die Berechnung unterstellt Vollarbeitszeit. Im Alltag kann die tatsächliche Arbeitszeit deshalb noch darunter liegen, wenn z. B. nicht alle Reservedienste erforderlich sind.
Schritt 4: Abstimmung und Mitnahme
Ein Dienstplan scheitert selten am Rechnen. Er scheitert daran, dass er am Betrieb vorbeigeht. Zwei Dinge gehörten deshalb fest zum Vorgehen:
- Abstimmung am Zwischenstand. Auf Grundlage der Entwurfsversion 0.9 haben wir in einem Abstimmungsgespräch nachjustiert, etwa bei der Schichtform einzelner Vorhalteerweiterungen.
- Information der Mitarbeitenden. Dem Ergebnisbericht liegen kompakte Zusammenfassungen der neuen Schichtmodelle bei. So kann der Auftraggeber seine Beschäftigten direkt informieren, ohne das vollständige Gutachten weiterzureichen. Somit ist der Vertraunens- und Datenschutz sensibler Daten aller Mitarbeitenden geschützt.
Vom Auftaktgespräch bis zum abgestimmten Ergebnisbericht verging rund ein Vierteljahr. Zahlen, Daten und Fakten waren dabei nur die eine Hälfte. Ebenso wichtig war die Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden. Alle Handelnden sollten die Umstellung mittragen. Und am Ende musste das Ergebnis auch gegenüber den Kostenträgern tragfähig sein.
Was sich auf andere Träger übertragen lässt
Kürzere Arbeitszeiten und geänderte Vorhaltung treffen derzeit viele Leistungserbringer, oft beides zugleich. Fünf Punkte aus diesem Projekt gelten überall:
- Erst Daten prüfen, dann planen. Vollständigkeit und Plausibilität tragen jede belastbare Aussage.
- Anforderungen schriftlich fixieren. Ein protokolliertes Auftaktgespräch erspart später Streit darüber, was vereinbart war.
- Annahmen offenlegen. Besetzungsregeln, Schichtformen und Reservefaktoren gehören dokumentiert. Nur so bleibt die Planung überprüfbar.
- Reserve von Anfang an einplanen. Ausfallzeiten sind kein Störfall, sondern eine Planungsgröße.
- Zwischenstände abstimmen. Wer den Betrieb früh einbindet, bekommt ein Schichtmodell, das auch gelebt wird.
Steht bei Ihnen eine Anpassung an?
Bei Ihnen steht eine Arbeitszeitreduzierung an, eine Vorhalteänderung, oder ein Schichtmodell trägt nicht mehr? Wir prüfen Ihre Dienstplanung mit derselben Methodik, von der Anforderungsermittlung bis zum abgestimmten Schema.
